Rondom het voeren van een correcte salarisadministratie treft u in Nederland een woud van regels aan. Een foutje is daarbij snel gemaakt en kost vaak behoorlijk wat geld. Hut Accountants geeft u alvast 3 tips waarmee u uw salarisadministratie op orde houdt.
Salarisadministratie niet op orde: welke kosten brengt dat met zich mee?
De Wet op de loonbelasting, de regels omtrent de Premie Volksverzekeringen, de Wet Arbeidsmarkt en de CAO; Als ondernemer zijn er heel wat regels waar u rekening mee moet houden omtrent de salarisadministratie m.b.t. uw personeel. Houdt u zich niet aan die regels, maakt u fouten en / of vergeet u dingen, dan brengt dat onnodige kosten met zich mee. Denk aan (fiscale) boetes en rente, onnodige incassokosten, kosten voor correctie door extra administratiekosten evenals kosten voor juridische bijstand. Of u mist juist voordelen. Is uw salarisadministratie op orde dan bespaart u op dergelijke kosten.
3 tips om te besparen op onnodige kosten m.b.t. uw personeel
Salarisadministratie is voor de medewerkers van Hut Accountants gesneden koek. Wij delen dan ook graag onze kennis met u.
Tip 1: Voer een correcte salarisadministratie m.b.t. stagiairs.
Stagiaires zijn belangrijk voor uw bedrijf. Ze brengen verse inzichten en nieuwe ideeën. Ze zijn uw toekomstige werknemers en het zijn bovendien flexibele en goedkope arbeidskrachten. In beginsel is een stagiair alleen sociaal verzekerd voor de Ziektewet. In dat geval zijn de Werknemersverzekeringspremies voor de Werkeloosheidswet (WW) en de bijdragen aan het Arbeidsongeschiktheidsfonds (Aof) en de Wet kinderopvang (WKO) dus niet verschuldigd.
Let echter op! Is de stagevergoeding gelijk aan of zelfs hoger dan het wettelijk minimumloon? In dat geval moet de stagiair wel als reguliere werknemer in de salarisadministratie worden verwerkt. De hiervoor genoemde premies zijn in dat geval ook wel van toepassing.
Tip 2: Correcte schriftelijke vastlegging van contracten voor onbepaalde tijd.
Sommige werkgevers hebben geen schriftelijke contracten met hun werknemers voor onbepaalde tijd. Dit noemt men "indicatie schriftelijk ontbreekt". De overheid wil echter dat werkgevers wel schriftelijke contracten opstellen ter zekerheid van de werknemer, en beloont dit met een lagere premie voor de WW (werkloosheidswet). Dat scheelt tot wel € 300 WW-premie per medewerker. Stel dus als werkgever altijd een schriftelijke arbeidsovereenkomst met je werknemers voor onbepaalde tijd op. Is er al sprake van een contract, maar ontbreekt de schriftelijke bevestiging? Maak dan een addendum (bijlage bij dat contract) waarmee u nieuwe informatie toevoegt, wijzigingen aanbrengt of fouten corrigeert in de originele overeenkomst.
Tip 3: Let op de herziening van de WW-premie bij 30% afwijking t.a.v. het aantal contracturen.
Beschikt u over werknemers met een vast contract voor minder dan 35 uur per week? Dan mag u die vanzelfsprekend alsnog laten overwerken in tijden van drukte. Laat u ze echter meer dan 30% van hun contracturen overwerken, dan vallen ze niet meer onder de lage WW-premie en moet men het WW-percentage in de salarisadministratie herzien naar de hoge WW-premie. Dat geldt ook voor nieuwe werknemers met een contract voor onbepaalde tijd die binnen twee maanden weer uit dienst gaan.
Hulp bij correcte salarisadministratie
De accountants, belastingadviseurs en salarisadministrateurs van Hut Accountants hopen dat ze u goed op weg geholpen hebben met voorgaande 3 tips. Er zijn echter nog de nodige andere manieren om te besparen op onnodige kosten m.b.t. uw personeel door een correcte salarisadministratie te voeren. Denk aan het al dan niet behalen van de inkomensnorm 30%-regeling en besparing op de WW-premie tijdens zwangerschaps- of betaald ouderverlof met een contract van bepaalde tijd.
Vanzelfsprekend zijn onze professionals dan ook graag bereid om u ten dienst te staan en u te helpen met al uw personele aangelegenheden. Wilt u als werkgever de zekerheid van een correcte salarisadministratie? Schakel hen dan in!